SIGES: Un paso a la transformación digital del sistema educativo de El Salvador

Montevideo, 18 de diciembre de 2020.

El Ministerio de Educación de El Salvador, dispone de un nuevo sistema de información que centraliza, gestiona, recopila y monitorea los datos del sistema educativo nacional, lo cual contribuirá para la toma de decisiones basada en datos para la oportuna planificación, diseño e implementación de programas o proyectos educativos a favor de las niñas, los niños y los adolescentes de El Salvador.

La consultoría "Diseño e implementación de un sistema de gestión educativa para el Ministerio de Educación de El Salvador", llegó a su finalización, esto enmarca diferentes hitos alcanzados durante estos 36 meses de ejecución, cuyo resultado principal es la puesta en funcionamiento del Sistema de Información para la Gestión Educativa Salvadoreña (SIGES), sistema de información que centralizada los datos de estudiantes a nivel nacional de los diferentes niveles de educación (Educación Inicial, Educación Parvularia, Educación Básica y Educación Media) de las distintas modalidades de atención (Regular, Flexible y Vía Familiar Comunitaria).

Este sistema sustituyó a 14 sistemas de información que eran utilizados por el Ministerio de Educación (MINED), donde esta cartera del Estado dio un paso significativo a su transformación digital y a la gestión de datos, a través de un sistema integral que consolida la información de manera única.

Dicho sistema fue diseñado, desarrollado e implementado con el apoyo técnico y financiero de FOMILENIO II y la Corporación Reto del Milenio (MCC, por sus siglas en inglés), más una contrapartida del gobierno de El Salvador, bajo la firma consultora de Sofis Solutions, desarrollado para el Ministerio de Educación de El Salvador (MINED), que beneficiará directamente a la comunidad educativa, a los padres y responsables de familia y a la ciudadanía en general.

El SIGES ha generado un impacto positivo tanto a nivel institucional como de país, ya que a través de este sistema de información se realizó el cambio en algunos procedimientos y procesos que manejan los distintos niveles jerárquicos de la institución. Al mismo tiempo, propició un acercamiento entre el personal de las sedes educativas y las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

También, mejoró significativamente la calidad de los datos, a través del registro de forma única de la información, evitando de esta forma la duplicidad de la información de los estudiantes.

Por otro lado, permite el monitoreo de los indicadores educativos en tiempo real, que servirán para la oportuna toma de decisiones, ante circunstancias que puedan perjudicar a la comunidad educativa salvadoreña. Asimismo, se realizó la digitalización de procesos dirigidos a la ciudadanía en general con el fin de ahorrar costes y tiempo como parte de la estrategia de ampliar las alternativas como institución.

El sistema informático del SIGES tiene un diseño modular, a partir de los 3 módulos principales Estudiantes, Docentes y Centros Educativos, se construyeron los módulos complementarios como: Sistemas Integrados, Infraestructura Escolar, Legalización de Inmuebles, Activo Fijo, Trámites en Línea, Registro Histórico, Finanzas Escolares y Sistema de Información Gerencial.

Video resumen sobre el proyecto del SIGES, disponible en el canal de YouTube/Sofis Latinoamérica: https://youtu.be/jMDMh4LLijg.

Durante el desarrollo de la consultoría se obtuvo resultados significativos, entre ellos destacan:

• La digitalización del Registro Histórico Académico: Se digitalizaron 1,858 libros que contienen notas y/o certificados de títulos de estudiantes de Educación Básica y Educación Media de casi 30 años de antigüedad, específicamente entre los años de 1980 a 2008. De ellos, 1,000 libros corresponden al nivel educativo de Educación Media y 858 libros de Educación Básica. Además, en este proceso se incluyó un control de calidad, el cual se dividió en las siguientes etapas: verificación de la completitud de los libros, verificación de la cantidad de las hojas escaneadas, verificación de la legibilidad de las hojas seleccionadas y verificación de la búsqueda. Por otro lado, se integró la digitalización del Registro Histórico de la institución al Módulo de Documentación Escolar, lo cual facilita la búsqueda de la información sin recurrir a documentos en físico y mejora significativamente el tiempo de espera en trámites gestionados por los usuarios.
• El desarrollo de aplicaciones móviles: Como parte de la consultoría se diseñaron y desarrollaron 2 aplicaciones móviles una dirigida a docentes y otra a padres y responsables de familia del estudiante. La primera de ellas, App SIGES Docentes, que permite registrar y visualizar la asistencia de los estudiantes de una sección, así como detectar posibles alertas tempranas ante la deserción de un estudiante. Y la segunda es la App SIGES Responsables de Familia, aplicación que permite visualizar y consultar en tiempo real la información académica de cada estudiante, y generar un canal directo de comunicación entre los responsables de familia y el centro educativo.
• La habilitación de Trámites en línea: Se incorporaron 28 trámites vinculados a estudiantes, actividades docentes, centros educativos y al Organismo de Administración Escolar (OAE).  A través de este procedimiento o actividad, permite un acercamiento a la ciudadanía en general, otorgando la facilidad de realizar trámites desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin ser necesario desplazarse a una oficina del Ministerio de Educación.
• La incorporación del código QR verificable: Desde el año lectivo 2019 se incorporó en la impresión de los títulos de Educación Media un código QR verificable, esto significa que a través de este código, puede ser escaneado por medio de un dispositivo móvil, el cual confirma la información del estudiante y la autenticidad del título.
• La incorporación de la Firma Electrónica Simple: A partir de este año 2020, se incorporó la firma electrónica a documentos internos emitidos por el SIGES, esto implica una simplificación significativa en los procesos, reducción de tiempo de entrega de documentos y ahorro en el uso del papel. A través de esta herramienta, los usuarios podrán confirmar la matrícula, confirmar cierre de secciones y año lectivo, promociones, calificaciones, solicitudes y aceptación de traslados de estudiantes.
• La habilitación de herramientas de información pública: En el año 2019, se habilitó 3 portales que contienen información pública para ser consultada por la ciudadanía en general, entre ellos:
• Portal de Sedes Educativas: Posee información general y específica de los centros educativos oficiales y privados a nivel nacional.
• Mapa de Sedes Educativas: Permite la búsqueda de centros educativos a nivel nacional por medio de la georreferenciación.
• Portal de Datos Abiertos: Permite descargar datos extraídos del SIGES, para que los mismos puedan ser manipulados como microdatos.

Según manifiesta la Sra. Soledad Cardenal, gerente de Calidad de la Educación de FOMILENIO II "El SIGES es un sistema de información totalmente puntero, no tiene nada que envidiarle a otros sistema internacionales, está diseñado con la mejor tecnología y con la peculiaridad que se puede ir modificando y adaptando de acuerdo a las necesidades de la información que pueda surgir a futuro. FOMILENIO II está orgulloso del legado que deja a su socio estratégico MINEDUCYT y de cómo se gestionó el diseño y la implementación de este gran sistema de información".

"El SIGES constituye una herramienta fundamental para la mejora de gestión educativa en todos los niveles del MINED (central, departamental, centro educativo y aula), y que implica un cambio en el modelo de gestión (…) Como firma consultora extendemos agradecimientos a todas las personas participantes, a la comunidad educativa salvadoreña y a las autoridades de FOMILENIO II y del MINED por todo el apoyo recibido para hacer del SIGES una realidad", menciona el Ing. Gustavo Cirigliano, coordinador del proyecto del SIGES y CEO de Sofis Solutions.

Al cierre de la consultoría del SIGES se obtuvieron los siguientes resultados: más de 4,000,000 estudiantes se encuentran registrados en el SIGES, de estos 1,300,000 poseen matrícula activa.

En el año lectivo 2019, se registraron 190,000,000 asistencias e inasistencias, más de 80,000,000 calificaciones, más de 8,000 sedes educativas, más de 40,000 docentes en el registro escalafonario, más de 100,000 usuarios creados a padres, madres y responsables de familia, más de 1,800,000 bienes registrados en el activo fijo, más de 40 sistemas integrados, más de 6,800 inmuebles y más de 280,000 imágenes registro histórico digitalizadas.

Para conocer más sobre este proyecto desarrollado por Sofis Solutions visite el sitio: https://siges.sv/inicio o a través del siguiente video de referencia: https://youtu.be/EoUnrgdb72Y.